Overview
Receptionist Tamheer (24768641) Jobs in Jeddah, Makkah, Saudi Arabia at Reza Investment Company Ltd.
Title: Receptionist Tamheer (24768641)
Company: Reza Investment Company Ltd.
Location: Jeddah, Makkah, Saudi Arabia
المسؤوليات الرئيسية
أولاً: الاستقبال وإدارة الزوار
- استقبال الزوار بطريقة مهنية ومرحبة.
- تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على سجلات دقيقة.
- إشعار الأقسام المعنية بوصول الضيوف.
- توجيه الزوار إلى القسم أو قاعة الاجتماع المناسبة.
- إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات والتأكد من جاهزيتها.
- التعامل مع المكالمات الواردة وتحويلها بالشكل المناسب.
ثانياً: تنسيق الشحنات والبريد السريع
- استلام والتحقق من الشحنات والتوصيلات الواردة.
- تسجيل تفاصيل الطرود وإخطار الأقسام المعنية.
- تنسيق الشحنات الصادرة والتعامل مع شركات البريد.
- الاحتفاظ بسجلات تتبع دقيقة للشحنات الواردة والصادرة.
- التأكد من حفظ مستندات الاستلام والتسليم.
- التنسيق مع شركات الشحن مثل DHL وغيرها من المزودين المحليين.
ثالثاً: التعامل مع الطلبات والمستندات الواردة
- استلام وتوجيه أوامر الشراء والمراسلات الرسمية.
- ضمان التوزيع الداخلي الصحيح للمستندات.
- متابعة المستندات العاجلة أو الحساسة.
- التنسيق مع الإدارة المالية وسلسلة الإمداد فيما يخص مستندات الشحن عند الحاجة.
رابعاً: دعم الإدارة المكتبية
- الحفاظ على مظهر مكتب الاستقبال بمستوى احترافي.
- متابعة احتياجات القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
- دعم أعمال الأرشفة وتنظيم المستندات.
- المساعدة في إعداد التقارير البسيطة وإدخال البيانات عند الحاجة.
الدقة التشغيلية
- تسجيل وتتبع الشحنات بدقة 100%.
- إخطار الأقسام بالتوصيلات في الوقت المناسب.
- عدم فقدان أو سوء توجيه أي مستندات أو طرود.
الكفاءة
- تحويل المكالمات بسرعة (خلال 3 رنات كمعيار).
- دقة تسجيل بيانات الزوار.
- تنسيق الشحنات ومعالجة المستندات في الوقت المحدد.
الكفاءات السلوكية )مستوى SFIA 2 – الدعم)
- الاستقلالية:
- يعمل تحت إشراف روتيني مع الالتزام بإجراءات واضحة.
- يتلقى توجيهات محددة بشأن أولويات المهام.
- يستخدم صلاحيات محدودة ضمن الإرشادات المعتمدة.
- يقوم بتصعيد الحالات غير الاعتيادية إلى المشرف.
- يدير مهام الاستقبال والشحن اليومية بشكل مستقل بعد التدريب.
- التأثير:
- يتفاعل بشكل أساسي مع الموظفين والزوار في الأمور الروتينية.
- يقدم معلومات ومساعدة أساسية ضمن نطاق الصلاحيات.
- يحافظ على علاقات مهنية مع شركات الشحن والزوار.
- يمثل الشركة بصورة إيجابية في جميع التفاعلات.
- يساهم في فعالية الفريق من خلال التواصل الموثوق والمتابعة.
- التعقيد:
- يؤدي مهام استقبال وإدارية روتينية وفق إجراءات محددة.
- تعامل مع مستندات الشحن وتسجيل الزوار بوضوح وبساطة.
- يدير عبء عمل يومي متوقع وفق أولويات واضحة.
- يطبق حلولًا قياسية للمشكلات الشائعة.
- يحيل الحالات غير المعتادة أو الحساسة إلى الإدارة.
- المهارات المهنية:
- يُظهر فهمًا أساسيًا لإجراءات المكتب وسياسات الشركة.
- يتواصل بوضوح ومهنية في التعاملات اليومية.
- يولي اهتمامًا عاليًا بالتفاصيل في تسجيل الشحنات والزوار.
- يحافظ على سرية المعلومات.
- يطور معرفة بالأقسام الداخلية لتوجيه الزوار بشكل صحيح.
التعليم والخبرة
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل دبلوم إداري).
- خبرة من 2 إلى 4 سنوات في الاستقبال أو الدعم الإداري.
- معرفة أساسية بإجراءات الشحن والتنسيق اللوجستي.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office والبريد الإلكتروني.
- مهارات تواصل جيدة باللغتين العربية والإنجليزية.
المؤهلات الرئيسية
- مظهر احترافي وتوجه لخدمة العملاء.
- مهارات تواصل لفظي قوية.
- قدرة تنظيمية وإدارة مهام متعددة.
- دقة عالية في العمل.
- القدرة على العمل بهدوء تحت الضغط.
العلاقات الرئيسية
- يرفع تقاريره إلى: إدارة عمليات الموارد البشرية
- علاقات داخلية: جميع الإدارات، الموارد البشرية، المالية، سلسلة الإمداد
- علاقات خارجية: الزوار، شركات الشحن، الموردون، العملاء
بيئة العمل
- الموقع: المكتب الرئيسي
- ساعات العمل: الدوام الرسمي (الأحد – الخميس، 8:00 صباحًا – 5:00 مساءً)
- المتطلبات البدنية: عمل مكتبي مع مهام أرشفة ورفع مستندات عند الحاجة
- نمط العمل: مهام منظمة بإجراءات ومواعيد نهائية واضحة
